Co powinien wiedzieć przedsiębiorca, by przeprowadzić niszczenie dokumentów zgodnie z zasadami RODO? Dowiedz się najważniejszych informacji na ten temat.
Niszczenie dokumentacji a bezpieczeństwo danych osobowych
Przestrzeganie zasad bezpieczeństwa powinno być priorytetem we wszystkich działaniach wykonywanych na dokumentacji. Zaniedbania w tym zakresie zwyczajnie się nie opłacają. Mogą bowiem prowadzić do takich problemów, jak ewentualne kary pieniężne – w przypadku naruszenia RODO mogą one sięgać monstrualnych kwot. Dla większości firm, co zrozumiałe, niebagatelne znaczenie będą miały także straty wizerunkowe. By przestrzegać obowiązujących przepisów, najpierw musimy je poznać. Co więc RODO mówi na temat takiego obowiązku jak niszczenie dokumentów?
Najważniejsze zasady, czyli niszczenie akt zgodnie z prawem
W tym przypadku powinniśmy stosować się zasad związanych z przetwarzaniem danych, bo w świetle RODO właśnie tym jest niszczenie akt. Przedsiębiorca musi więc wybrać taką technologię i sposoby, by zniwelować ryzyko wycieku danych. Wystarczy zapoznać się z ofertą nowoczesnych niszczarek, żeby przekonać się, że opcji jest naprawdę dużo. Różnią się m.in. klasa tajności, a więc tym, jaka jest szerokość wygenerowanych ścinków.
Warto wiedzieć jednak, że RODO nie narzuca nam konkretnego rozwiązania. Firma powinna samodzielnie przeprowadzić analizę ryzyka, a następnie tak zaplanować każdy etap, by przeprowadzona utylizacja była rzeczywiście bezpieczna. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wybrać np. mobilne niszczenie dokumentów.
Czy przekazanie obowiązku zewnętrznemu usługodawcy jest zgodne z RODO?
Jak najbardziej! Praktyka pokazuje, że decydując się na ten sposób utylizacji w wyższym stopniu zadbamy o bezpieczeństwo informacji, niż niszcząc akta we własnym zakresie. Wszystko dlatego, że:
- specjaliści mają na swoim koncie zazwyczaj już spore doświadczenie;
- możemy liczyć na ekspercką wiedzę;
- utylizacja wykonywana jest z zastosowaniem nowoczesnych urządzeń, które przetwarzają akta tak, że nie da się z nich odzyskać informacji.
Taką usługę oferuje m.in. Ekoakta.
