Digitalizacja (inaczej cyfryzacja) dokumentów opiera się na skanowaniu dokumentacji w wersji papierowej i zarchiwizowaniu jej w cyfrowym formacie. W obecnych czasach niemal w każdej firmie, niezależnie od reprezentowanej branży, można znaleźć olbrzymią ilość dokumentów, zawierających zróżnicowane dane. Przechowywanie ich w tradycyjnej formie, czyli w teczkach bądź segregatorach może stwarzać coraz większe problemy i znacząco ograniczać przestrzeń w biurze, przykładowo poprzez konieczność wygospodarowania pomieszczenia na archiwum. Dlatego też coraz powszechniejsze staje się skanowanie dokumentów.
Zalety skanowania dokumentów
Oprócz oszczędności miejsca, skanowanie dokumentacji pozwala na szybki dostęp do określonych danych w razie potrzeby nawet przez wiele osób znajdujących się w innych miejscach w tym samym czasie. Rozwiązanie to zatem w znacznym stopniu usprawnia obieg dokumentacji w przedsiębiorstwie. Poza tym digitalizacja dokumentów zdecydowanie ogranicza ryzyko zagubienia lub trwałego zniszczenia danych.
Warto również zwrócić uwagę na fakt, iż skanowanie dokumentów pozytywnie wpływa na oszczędność czasu, ale i kosztów pracy. Pracownik może przykładowo uzyskać bardzo szybki dostęp do potrzebnego mu w danej chwili materiału bez konieczności dojazdu do siedziby firmy. Dodatkowo skanowanie dokumentacji pozwala także zaoszczędzić środki, które byłoby trzeba przeznaczyć na materiały biurowe niezbędne do tradycyjnej archiwizacji.
Rozwój przedsiębiorstwa dzięki digitalizacji dokumentów
Archiwum w formie cyfrowej uzyskane dzięki skanowaniu dokumentów pozytywnie wpływa na całokształt funkcjonowania przedsiębiorstwa i sprawia, że jest ono postrzegane jako nadążające za bieżącymi standardami i idące z duchem czasu w dobie powszechnej cyfryzacji. Dzięki zastosowaniu tego rozwiązania firma ma gwarancję zachowania sprawności organizacyjnej oraz utrzymania odpowiedniego przepływu wiedzy oraz informacji.
Powierzenie skanowania dokumentacji firmom zewnętrznym
Na rynku można znaleźć wiele ofert firm, które specjalizują się w dziedzinie profesjonalnej digitalizacji dokumentów. Skorzystanie z tego typu usług pozwala przede wszystkim:
- w znacznym stopniu zautomatyzować cały proces,
- mieć pewność co do jakości skanowania dokumentów poprzez zastosowanie wysokiej jakości sprzętu i oprogramowania,
- ograniczyć koszty związane z koniecznością samodzielnego wdrażania procesu digitalizacji dokumentów w przedsiębiorstwie,
- oszczędzić czas pracy własnych pracowników, którzy musieliby zostać oddelegowani do zadania skanowania dokumentacji,
- zabezpieczyć się przed utratą danych na skutek nieumiejętnego skanowania,
- mieć gwarancję zachowania poufności przez firmę zewnętrzną.
Co należy wiedzieć o skanowaniu dokumentów?
Oprogramowanie wykorzystywane w procesie digitalizacji dokumentów wykorzystuje funkcję OCR. Umożliwia ona rozpoznawanie tekstu w skanowanym dokumencie i innych znaków graficznych, co znacznie poprawia efektywność całego przedsięwzięcia. Bardzo ważne jest tutaj zadbanie o to, aby dokumenty przeznaczone do skanowania były w możliwie jak najlepszym stanie.
Digitalizacja dokumentów – podsumowanie
Skanowanie dokumentacji papierowej do cyfrowej wersji to obecnie krok w stronę sprawnie prosperującego przedsiębiorstwa. Aby być spokojnym o jakość skanowania dokumentacji warto zlecić to profesjonalnym firmom, bez konieczności obawy o bezpieczeństwo danych i zachowanie ich poufnego charakteru.
