Czy wszystkie dokument należy potraktować podobnie przy archiwizacji, czy może poszczególne rodzaje akt wymagają indywidualnego podejścia? Dziś sprawdzamy, jak ta kwestia wygląda w praktyce.
Archiwizacja dokumentacji – czy zawsze jest tak samo?
Takie porządkowanie przeważnie przebiega według jasno określonych zasad, które pozwalają trzymać cały proces w ryzach. Są to ustandaryzowane reguły, decydujące o tym, że przyszły zbiór będzie rzeczywiście funkcjonalny. Jednym z ważnych kroków jest kwalifikacja akt do właściwej kategorii (A lub B). Nie obędzie się także bez opracowania dokumentów, czyli zadbanie, by wszystkie akta były przyporządkowane do właściwej grupy rzeczowej. Archiwizacja dokumentacji medycznej i akt innego typu to także takie działania jak:
- uformowanie tematyczne i chronologiczne jednostek;
- oznaczenie akt;
- nadanie aktom terminu przechowywania.
W ten sposób traktowane są wszystkie akta.
Co z różnicami, czyli archiwizacja dokumentów firmowych w zależności od rodzaju
O różnicach jest sens mówić jedynie wtedy, gdy skupimy się na tym, jakie terminy przechowywania będą nadane konkretnym typom dokumentacji. To tutaj zaznacza się jedna z ogromnych wartości, jakie przynosi profesjonalne porządkowanie akt. Jeśli przekroczymy określony termin, zostaniemy pociągnięci do odpowiedzialności prawnej. Wszystko dlatego, że jako administrator danych, możemy przetwarzać informacje jedynie przez określony czas. Firma archiwizująca dokumenty, m.in. Destroy&Recycling pomoże nam też zadbać o jeszcze jedną ważną sprawę – skonstruuje archiwum, z którym bez problemu przedstawimy dokumenty wymagane przez organ kontrolujący.
Co z terminami przechowywania?
Najczęściej obowiązują nas okresy przechowywania dziesięcio i pięcioletnie. Przez pięć lat przechowujemy np. dokumentację rachunkową, podatkową i ZUSowską. Dłużej musimy przechowywać akta pracownicze – tutaj spotkamy się z okresem dziesięcioletnim lub nawet pięćdziesięcioletnim, w zależności od tego, kiedy nawiązano stosunek pracy.
Rzetelna firma archiwizująca dokumenty doskonale wie, jakich przepisów należy przestrzegać, by wywiązać się z obowiązków związanych z przechowywaniem i archiwizowaniem akt. Współpraca z podmiotem godnym zaufania oznacza, że nie musimy śledzić zmian w prawodawstwie i stresować się problemami podczas ewentualnej kontroli. Nasze archiwum będzie bowiem wyróżniać się profesjonalizmem oraz przejrzystym systemem, ułatwiającym korzystanie ze zbiorów.
